粵府辦〔2002〕67號

印發(fā)廣東省駐境外及港澳地區(qū)國有企業(yè)檔案管理辦法的通知

各市、縣、自治縣人民政府，省府直屬有關(guān)單位：

　　《廣東省駐境外及港澳地區(qū)國有企業(yè)檔案管理辦法》業(yè)經(jīng)省人民政府同意，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

廣東省人民政府辦公廳

二〇〇二年八月二十六日

廣東省駐境外及港澳地區(qū)國有企業(yè)檔案管理辦法

　　第一條　為加強(qiáng)我省國有及國有控股企業(yè)在境外各國及香港、澳門地區(qū)的全資、控股企業(yè)或機(jī)構(gòu)（以下簡稱“國有境外企業(yè)”）的檔案管理，防止國有資產(chǎn)的流失，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案管理規(guī)定》和有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

　　第二條　本辦法所稱的國有境外企業(yè)檔案，是指國有境外企業(yè)在各項(xiàng)活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價(jià)值的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理具有查考利用價(jià)值的各種不同形式、不同文字、不同載體的歷史記錄。

　　第三條　國有境外企業(yè)檔案是反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的真實(shí)記錄，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)，是國家檔案全宗的重要組成部分。國有境外企業(yè)及其工作人員都有保護(hù)本企業(yè)檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　第四條　國有境外企業(yè)必須建立健全檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等各項(xiàng)管理制度，將檔案工作作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營信息化的組成部分，統(tǒng)籌安排，加強(qiáng)管理。

　　第五條　國有境外企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確一位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，并根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際，設(shè)立或者確定負(fù)責(zé)檔案工作的部門，配備適應(yīng)需要的專職或兼職檔案工作人員。

　　第六條　國有境外企業(yè)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的體制。全省各級檔案行政管理部門依法對本級政府直屬的國有境外企業(yè)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督；各投資主體單位對國有境外企業(yè)的檔案工作進(jìn)行具體管理。

　　第七條　國有境外企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立并認(rèn)真執(zhí)行文件材料歸檔制度，將其納入企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項(xiàng)管理程序，納入有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，將文件材料整理歸檔作為各項(xiàng)活動結(jié)束前的最后一道工作程序，以保證歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　　第八條　國有境外企業(yè)文件材料的歸檔范圍：

　　（一）企業(yè)資產(chǎn)：包括各種物業(yè)（如樓宇、房產(chǎn)、土地）的產(chǎn)權(quán)證、使用證，資產(chǎn)的注入、劃撥、劃轉(zhuǎn)、無形資產(chǎn)買入的請示、批復(fù)、權(quán)屬證明及產(chǎn)權(quán)變動證明材料，清產(chǎn)核資工作中形成的各種文件材料；

　　（二）注冊登記：包括企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料（包括企業(yè)的章程及與各方簽訂的合同）；

　　（三）行政管理：包括董事會、監(jiān)事會形成的會議記錄、紀(jì)要、決議等材料；文秘工作、勞動工資、人事管理、法律事務(wù)、外事公關(guān)、安全保衛(wèi)等工作形成的文件材料；

　　（四）經(jīng)營管理：包括經(jīng)營決策、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、稽核審計(jì)等工作形成的文件材料，各種合同、協(xié)議及公證書，企業(yè)內(nèi)部管理與整頓形成的文件材料；

　　（五）生產(chǎn)技術(shù)管理：包括生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、勞動管理、能源管理、科技管理、計(jì)量工作、標(biāo)準(zhǔn)化工作等形成的文件材料；企業(yè)各種資質(zhì)證書及相關(guān)材料；

　　（六）社團(tuán)工作：包括黨、團(tuán)組織、工會、協(xié)會、紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳教育等方面形成的文件材料；

　　（七）投資開發(fā)：包括境內(nèi)外投資項(xiàng)目中的項(xiàng)目建議（申請）書、意向書，可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目評估、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件，合同、章程、協(xié)議等及其審批文件、批準(zhǔn)證書；項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等活動形成的文件材料。承包工程、設(shè)計(jì)咨詢項(xiàng)目中的招投標(biāo)、中標(biāo)、簽訂合同、施工準(zhǔn)備、施工、竣工驗(yàn)收、工程移交等活動形成的文件材料。科技經(jīng)貿(mào)合作項(xiàng)目中的合同、協(xié)議，及實(shí)施合作過程中形成的主要文件材料。勞務(wù)合作項(xiàng)目中的合同、協(xié)議、人事管理、財(cái)務(wù)管理等活動形成的文件材料；

　　（八）基本建設(shè)：包括本企業(yè)各種基建工程形成的依據(jù)性、基礎(chǔ)性材料；設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件和竣工文件材料；

　　（九）設(shè)備儀器：包括各種自制、外購設(shè)備及安裝調(diào)試文件材料；

　　（十）產(chǎn)品生產(chǎn)：包括每種產(chǎn)品從開發(fā)、設(shè)計(jì)到工藝、工程安裝、加工制造、檢驗(yàn)、包裝、商標(biāo)、廣告等方面形成的文件材料；

　　（十一）科學(xué)研究：包括從開題到實(shí)驗(yàn)、總結(jié)報(bào)告、技術(shù)鑒定、成果推廣應(yīng)用及轉(zhuǎn)讓等系列活動中形成的文件材料；

　　（十二）聲像實(shí)物：包括各種活動形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗、書畫等；

　　（十三）境外上市公司除上述內(nèi)容外，還應(yīng)收集申請上市的請示和同意上市的批準(zhǔn)文件，上市公司招股書，董事會、監(jiān)事會、股東大會形成的各種文件材料，上市公司對外發(fā)布的各種公告、消息的正本與定稿等；

　　（十四）其它有利用和保存價(jià)值的文件材料。

　　第九條　國有境外企業(yè)檔案管理部門或者檔案人員負(fù)責(zé)檔案資料的整理歸檔，任何部門和個(gè)人不得將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件資料據(jù)為己有或拒絕歸檔。歸檔的文件材料，應(yīng)參照國家和省的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)行科學(xué)分類和整理。其基本要求：

　　（一）歸檔材料應(yīng)是原件，完整齊全，能準(zhǔn)確反映本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和各項(xiàng)管理活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程；

　　（二）歸檔材料應(yīng)經(jīng)過系統(tǒng)整理，區(qū)分不同價(jià)值，分門別類地編制歸檔文件目錄，便于保管和利用。

　　第十條　國有境外企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和國家有關(guān)規(guī)定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。具有長遠(yuǎn)查考利用及研究價(jià)值的永久保存；在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的長期或短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限從長。

　　第十一條　國有境外企業(yè)對保管到期的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負(fù)責(zé)人、有關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案人員組成的鑒定小組負(fù)責(zé)，直接對檔案進(jìn)行鑒定。對失去保存價(jià)值的檔案列出銷毀清單，經(jīng)董事會或企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)同意并報(bào)境內(nèi)投資主體單位審批后就地銷毀，銷毀清單永久保存；對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限繼續(xù)予以保存。　其中，會計(jì)檔案的銷毀按財(cái)政部、國家檔案局1998年8月印發(fā)的《會計(jì)檔案管理辦法》及國內(nèi)有關(guān)主管部門的規(guī)定辦理。

　　第十二條　國有境外企業(yè)應(yīng)當(dāng)配置適宜檔案安全保管的場地、設(shè)備及保護(hù)設(shè)施，認(rèn)真做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案實(shí)體和檔案信息的安全，防止檔案秘密內(nèi)容的泄漏。

　　當(dāng)國有境外企業(yè)暫不具備檔案安全保管條件或檔案安全受到威脅時(shí)，應(yīng)將涉及重要內(nèi)容的檔案以及涉及國家秘密的檔案及時(shí)運(yùn)回境內(nèi)，交由投資主體單位保管或委托國內(nèi)有關(guān)國家綜合檔案館寄存。檔案館必須保障寄存檔案的安全，為寄存檔案所有者利用檔案做好各項(xiàng)服務(wù)工作。

　　第十三條　國有境外企業(yè)的檔案管理實(shí)行綜合管理的原則，有條件的可實(shí)行統(tǒng)一管理、集中保管的辦法；暫不具備條件的，可采取統(tǒng)一要求、分部保管的模式，但涉及企業(yè)產(chǎn)權(quán)、債權(quán)債務(wù)、營銷策略和核心技術(shù)方面的檔案，必須集中統(tǒng)一管理。

　　第十四條　國有境外企業(yè)發(fā)生資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動（如企業(yè)重組、退出市場、兼并、出售、股份制改造、股份合作制、與外商合資、合作經(jīng)營、承包、租賃等）時(shí)，其檔案處置原則上分類進(jìn)行，即：

　　（一）基建檔案、設(shè)備儀器檔案隨其實(shí)體歸屬；

　　（二）產(chǎn)品、科研檔案（其中含專利、商標(biāo)、專有技術(shù)等檔案）隨產(chǎn)品商標(biāo)、生產(chǎn)技術(shù)、專利技術(shù)和科研成果所有權(quán)的變更而轉(zhuǎn)移。對本企業(yè)擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)品、科研檔案，在轉(zhuǎn)移之前，可復(fù)制一套保存；

　　（三）會計(jì)檔案按前述《會計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行；

　　（四）生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理檔案經(jīng)商定，可移交接收方，亦可隨黨團(tuán)工作和行政管理方面的檔案移交國內(nèi)的國有資產(chǎn)經(jīng)營公司或有關(guān)企業(yè)集團(tuán)保管。如國有資產(chǎn)經(jīng)營公司或有關(guān)企業(yè)集團(tuán)不能接收，應(yīng)將上述檔案寄存在國內(nèi)有關(guān)的國家綜合檔案館。

　　第十五條　國有境外企業(yè)依法進(jìn)行關(guān)閉、破產(chǎn)、拍賣時(shí)，企業(yè)的基建、設(shè)備儀器檔案隨其實(shí)體歸屬；產(chǎn)品、科研檔案連同有關(guān)產(chǎn)品專利和技術(shù)一起進(jìn)行轉(zhuǎn)讓；會計(jì)檔案按前述《會計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行；其它各類管理性檔案尤其是涉及國家機(jī)密的檔案，應(yīng)運(yùn)回國內(nèi)移交給有關(guān)國有資產(chǎn)經(jīng)營公司或企業(yè)集團(tuán)保管；如有關(guān)國有資產(chǎn)經(jīng)營公司或企業(yè)集團(tuán)不能接收，應(yīng)將上述檔案寄存在國內(nèi)有關(guān)國家綜合檔案館。

　　其它形式的產(chǎn)權(quán)變動，其檔案的具體處置辦法應(yīng)根據(jù)各企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動的實(shí)際情況，按照國家和省的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第十六條　國有境外企業(yè)檔案管理部門和檔案管理人員，應(yīng)積極做好檔案的利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理工作服務(wù)。

　　國有境外企業(yè)在開展檔案利用中，對國內(nèi)派駐境外企業(yè)的工作人員和境外聘用的員工，應(yīng)按照其職責(zé)范圍，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》的規(guī)定，實(shí)行內(nèi)外有別的辦法。

　　第十七條　國有境外企業(yè)因工作需要，須攜帶本企業(yè)保存在境內(nèi)的檔案原件或檔案復(fù)印件出境時(shí)，可由投資主體單位出具證明，海關(guān)憑證明放行。如攜帶、運(yùn)輸、郵寄對國家和社會具有保存價(jià)值或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件出境，須經(jīng)省以上檔案行政管理部門審核批準(zhǔn)。

　　第十八條　有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：

　　（一）損毀、丟失或擅自銷毀應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件材料和檔案的；

　　（二）涂改、偽造檔案的；

　　（三）私自出賣、倒賣檔案的；

　　（四）擅自占有和非法攜帶檔案出境的；

　　（五）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；

　　（六）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；

　　（七）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　第十九條　國有境外企業(yè)在國內(nèi)設(shè)立的分支機(jī)構(gòu)，其檔案管理按國內(nèi)有關(guān)法規(guī)、規(guī)章執(zhí)行。

　　第二十條　本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。