粵府辦〔2002〕67號

印發廣東省駐境外及港澳地區國有企業檔案管理辦法的通知

各市、縣、自治縣人民政府，省府直屬有關單位：

　　《廣東省駐境外及港澳地區國有企業檔案管理辦法》業經省人民政府同意，現印發給你們，請遵照執行。

廣東省人民政府辦公廳

二〇〇二年八月二十六日

廣東省駐境外及港澳地區國有企業檔案管理辦法

　　第一條　為加強我省國有及國有控股企業在境外各國及香港、澳門地區的全資、控股企業或機構（以下簡稱“國有境外企業”）的檔案管理，防止國有資產的流失，充分發揮檔案在企業生產、經營、管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案管理規定》和有關法律法規，制定本辦法。

　　第二條　本辦法所稱的國有境外企業檔案，是指國有境外企業在各項活動中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的，對企業生產、經營、管理具有查考利用價值的各種不同形式、不同文字、不同載體的歷史記錄。

　　第三條　國有境外企業檔案是反映本企業生產經營管理活動的真實記錄，是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的重要依據，是國家檔案全宗的重要組成部分。國有境外企業及其工作人員都有保護本企業檔案的權利和義務。

　　第四條　國有境外企業必須建立健全檔案的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用等各項管理制度，將檔案工作作為企業生產、經營信息化的組成部分，統籌安排，加強管理。

　　第五條　國有境外企業應當明確一位企業領導分管檔案工作，并根據本企業的實際，設立或者確定負責檔案工作的部門，配備適應需要的專職或兼職檔案工作人員。

　　第六條　國有境外企業檔案工作實行統一管理、分級負責的體制。全省各級檔案行政管理部門依法對本級政府直屬的國有境外企業的檔案工作進行統一指導和監督；各投資主體單位對國有境外企業的檔案工作進行具體管理。

　　第七條　國有境外企業應當建立并認真執行文件材料歸檔制度，將其納入企業生產、技術、經營等各項管理程序，納入有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制，將文件材料整理歸檔作為各項活動結束前的最后一道工作程序，以保證歸檔文件材料的完整、準確、系統。

　　第八條　國有境外企業文件材料的歸檔范圍：

　　（一）企業資產：包括各種物業（如樓宇、房產、土地）的產權證、使用證，資產的注入、劃撥、劃轉、無形資產買入的請示、批復、權屬證明及產權變動證明材料，清產核資工作中形成的各種文件材料；

　　（二）注冊登記：包括企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料（包括企業的章程及與各方簽訂的合同）；

　　（三）行政管理：包括董事會、監事會形成的會議記錄、紀要、決議等材料；文秘工作、勞動工資、人事管理、法律事務、外事公關、安全保衛等工作形成的文件材料；

　　（四）經營管理：包括經營決策、計劃統計、財務管理、稽核審計等工作形成的文件材料，各種合同、協議及公證書，企業內部管理與整頓形成的文件材料；

　　（五）生產技術管理：包括生產調度、質量管理、勞動管理、能源管理、科技管理、計量工作、標準化工作等形成的文件材料；企業各種資質證書及相關材料；

　　（六）社團工作：包括黨、團組織、工會、協會、紀檢監察、宣傳教育等方面形成的文件材料；

　　（七）投資開發：包括境內外投資項目中的項目建議（申請）書、意向書，可行性研究報告、項目評估、項目批準文件，合同、章程、協議等及其審批文件、批準證書；項目勘察設計、施工、竣工驗收等活動形成的文件材料。承包工程、設計咨詢項目中的招投標、中標、簽訂合同、施工準備、施工、竣工驗收、工程移交等活動形成的文件材料。科技經貿合作項目中的合同、協議，及實施合作過程中形成的主要文件材料。勞務合作項目中的合同、協議、人事管理、財務管理等活動形成的文件材料；

　　（八）基本建設：包括本企業各種基建工程形成的依據性、基礎性材料；設計文件、施工文件、監理文件和竣工文件材料；

　　（九）設備儀器：包括各種自制、外購設備及安裝調試文件材料；

　　（十）產品生產：包括每種產品從開發、設計到工藝、工程安裝、加工制造、檢驗、包裝、商標、廣告等方面形成的文件材料；

　　（十一）科學研究：包括從開題到實驗、總結報告、技術鑒定、成果推廣應用及轉讓等系列活動中形成的文件材料；

　　（十二）聲像實物：包括各種活動形成的照片、錄音、錄像、磁盤、光盤、證書、獎狀、獎章、獎杯、獎牌、錦旗、書畫等；

　　（十三）境外上市公司除上述內容外，還應收集申請上市的請示和同意上市的批準文件，上市公司招股書，董事會、監事會、股東大會形成的各種文件材料，上市公司對外發布的各種公告、消息的正本與定稿等；

　　（十四）其它有利用和保存價值的文件材料。

　　第九條　國有境外企業檔案管理部門或者檔案人員負責檔案資料的整理歸檔，任何部門和個人不得將應當歸檔的文件資料據為己有或拒絕歸檔。歸檔的文件材料，應參照國家和省的有關標準和規范，進行科學分類和整理。其基本要求：

　　（一）歸檔材料應是原件，完整齊全，能準確反映本企業生產經營和各項管理活動的真實內容和歷史過程；

　　（二）歸檔材料應經過系統整理，區分不同價值，分門別類地編制歸檔文件目錄，便于保管和利用。

　　第十條　國有境外企業應當根據檔案的實際價值和國家有關規定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。具有長遠查考利用及研究價值的永久保存；在一定時期內有查考利用價值的長期或短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限從長。

　　第十一條　國有境外企業對保管到期的檔案應當進行鑒定。鑒定工作由企業負責人、有關部門負責人和檔案人員組成的鑒定小組負責，直接對檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案列出銷毀清單，經董事會或企業分管領導同意并報境內投資主體單位審批后就地銷毀，銷毀清單永久保存；對仍有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限繼續予以保存。　其中，會計檔案的銷毀按財政部、國家檔案局1998年8月印發的《會計檔案管理辦法》及國內有關主管部門的規定辦理。

　　第十二條　國有境外企業應當配置適宜檔案安全保管的場地、設備及保護設施，認真做好檔案的保管和保護工作，確保檔案實體和檔案信息的安全，防止檔案秘密內容的泄漏。

　　當國有境外企業暫不具備檔案安全保管條件或檔案安全受到威脅時，應將涉及重要內容的檔案以及涉及國家秘密的檔案及時運回境內，交由投資主體單位保管或委托國內有關國家綜合檔案館寄存。檔案館必須保障寄存檔案的安全，為寄存檔案所有者利用檔案做好各項服務工作。

　　第十三條　國有境外企業的檔案管理實行綜合管理的原則，有條件的可實行統一管理、集中保管的辦法；暫不具備條件的，可采取統一要求、分部保管的模式，但涉及企業產權、債權債務、營銷策略和核心技術方面的檔案，必須集中統一管理。

　　第十四條　國有境外企業發生資產與產權變動（如企業重組、退出市場、兼并、出售、股份制改造、股份合作制、與外商合資、合作經營、承包、租賃等）時，其檔案處置原則上分類進行，即：

　　（一）基建檔案、設備儀器檔案隨其實體歸屬；

　　（二）產品、科研檔案（其中含專利、商標、專有技術等檔案）隨產品商標、生產技術、專利技術和科研成果所有權的變更而轉移。對本企業擁有自主知識產權的產品、科研檔案，在轉移之前，可復制一套保存；

　　（三）會計檔案按前述《會計檔案管理辦法》執行；

　　（四）生產技術管理、經營管理檔案經商定，可移交接收方，亦可隨黨團工作和行政管理方面的檔案移交國內的國有資產經營公司或有關企業集團保管。如國有資產經營公司或有關企業集團不能接收，應將上述檔案寄存在國內有關的國家綜合檔案館。

　　第十五條　國有境外企業依法進行關閉、破產、拍賣時，企業的基建、設備儀器檔案隨其實體歸屬；產品、科研檔案連同有關產品專利和技術一起進行轉讓；會計檔案按前述《會計檔案管理辦法》執行；其它各類管理性檔案尤其是涉及國家機密的檔案，應運回國內移交給有關國有資產經營公司或企業集團保管；如有關國有資產經營公司或企業集團不能接收，應將上述檔案寄存在國內有關國家綜合檔案館。

　　其它形式的產權變動，其檔案的具體處置辦法應根據各企業產權變動的實際情況，按照國家和省的有關規定執行。

　　第十六條　國有境外企業檔案管理部門和檔案管理人員，應積極做好檔案的利用工作，充分發揮檔案的作用，為企業生產經營和管理工作服務。

　　國有境外企業在開展檔案利用中，對國內派駐境外企業的工作人員和境外聘用的員工，應按照其職責范圍，根據《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》的規定，實行內外有別的辦法。

　　第十七條　國有境外企業因工作需要，須攜帶本企業保存在境內的檔案原件或檔案復印件出境時，可由投資主體單位出具證明，海關憑證明放行。如攜帶、運輸、郵寄對國家和社會具有保存價值或者應當保密的檔案及其復制件出境，須經省以上檔案行政管理部門審核批準。

　　第十八條　有下列行為之一的，由縣級以上檔案行政管理部門、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任：

　　（一）損毀、丟失或擅自銷毀應當歸檔保存的文件材料和檔案的；

　　（二）涂改、偽造檔案的；

　　（三）私自出賣、倒賣檔案的；

　　（四）擅自占有和非法攜帶檔案出境的；

　　（五）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；

　　（六）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；

　　（七）檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　第十九條　國有境外企業在國內設立的分支機構，其檔案管理按國內有關法規、規章執行。

　　第二十條　本規定自印發之日起施行。